Projektmanagement richtig gemacht

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Projektmanagement richtig gemacht
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Die Digitalisierung ist in den vergangenen Jahrzehnten immer weiter fortgeschritten und dieser Trend wird sich auch in der Zukunft fortsetzen. Die Firmen und Unternehmen werden dadurch zunehmend mit Projekten beauftragt und konfrontiert. All diese Projekte müssen geplant, vorbereitet, koordiniert und durchgeführt werden. Dies ist oftmals nicht so einfach und erfordert eine gute Organisation und ein umfangreiches Wissen.

Projekt plannung
Projekt plannung

Häufige Fehler im Bereich des Projektmanagement

1. Zu hohe Ziele

Es kommt häufig vor, dass sich ein Unternehmen zu viel vornimmt und zu viele Projektaufträge gleichzeitig aufgibt. Dadurch besteht die Gefahr, dass man sowohl den Überblick als auch wertvolle Zeit und Geld verliert. Weiterhin kommt es zur Überforderung der Mitarbeiter, worunter die Qualität ihrer Arbeit leidet.

2. Die Transparenz fehlt

Die Führungskräfte der Unternehmen sind häufig schlecht über die laufenden Projekte informiert. Dadurch fehlt die Transparenz, was zu falschen Entscheidungen führt. Die oftmals knappen Ressourcen und Mittel werden unnötig verschwendet und es kommt zu einem Unverständnis auf Seiten der Mitarbeiter, da diese einige Entscheidungen nicht nachvollziehen können. Aus diesem Grund sollte immer ein Projektplan erstellt werden.

3. Falsche Prioritäten setzen

Die Mitarbeiter wissen häufig nicht, warum sie neben ihren eigentlichen Aufgaben noch ein Projekt bearbeiten sollen. Aus diesem Grund legen sie ihren Schwerpunkt häufig auf das Tagesgeschäft und die Arbeit an dem Projekt wird in den Hintergrund gedrängt.

Die richtigen Voraussetzungen schaffen

Ein Projekt kann nur erfolgreich bearbeitet werden, wenn es einem guten Projektmanagement unterliegt. Jedes Detail muss von den Projektleitern genauestens geplant und gesteuert werden.

1. Die Ziele genau definieren

Ein gutes Projektmanagement stellt Ziele auf. Diese Projektziele sind der Maßstab und geben die Richtung vor, wenn es um die Entscheidungsfindung geht. Es gibt vier Dimensionen, anhand derer die Ziele definiert werden sollen.

  1.  Zeit – welcher Zeitraum ist für das Projekt vorgesehen
  2. Budget – welchen finanziellen Mittel stehen zur Verfügung
  3. Qualität – welche Funktion soll das Projekt erreichen
  4. Mitarbeiterführung – entschlossene und motivierte Mitarbeiter

haus-bauprojekt-fensterAus der Abhängigkeit dieser Dimensionen ergeben sich die Projektziele. So kann zum Beispiel der Zeitraum nur geringer werden, wenn die finanziellen Mittel erhöht werden oder die Erwartungen herunter gesetzt werden. Stehen die vier Dimensionen erfolgreich in ihrer Abhängigkeit, ist der erste Schritte für einen Erfolg getätigt. Wenn sie mehr über Bauprojekte wissen wollen, können sie hier klicken.

2. Richtige Anforderungen entwickeln

Der Grund für das Scheitern eines Projekts liegt häufig daran, dass sich die Anforderungen im Laufe der Zeit ändern. Daher ist es wichtig, dass der Auftraggeber und der Auftragnehmer ständig in Kontakt stehen und sich über die Anforderungen abstimmen.

3. Verantwortungsbereiche vergeben

Jedes Projekt weist verschiedene Bereiche mit unterschiedlichen Herausforderungen auf. Aus diesem Grund müssen die Mitarbeiter genau wissen, für welchen Bereich sie zuständig sind und Verantwortung übernehmen müssen. Das Aufstellen eines Projektplans kann dabei helfen, den Mitarbeitern ihre Bereiche und Aufgaben aufzuzeigen.

4. Probleme richtig lösen

Probleme und Krisen lassen sich nicht vermeiden. Um diese zu lösen, muss eine permanente Kommunikation zwischen allen Beteiligten stattfinden. Alle Informationen müssen ohne Lücken an die Mitarbeiter und Projektleiter weitergegeben werden. Dadurch werden zeitraubende Zwischenabfragen verhindert, da alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand sind. Die Kommunikation muss auch dann stattfinden, wenn es keine neuen Erkenntnisse gibt. Nur so können Krisen bewältigt oder schon vorab verhindert werden.

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