6 Schritte zum erfolgreichen Projekt

6 Schritte zum erfolgreichen Projekt
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Wie man Frust und Scheitern vermeiden kann

Was zeichnet kleine Projekte aus?

Egal ob im beruflichen oder privaten Kontext, Projektarbeit hat ein vorgegebenes Ziel, das innerhalb einer meist festgesetzten Zeitspanne erreicht werden soll und dessen Themenschwerpunkte meist so komplex sind, dass sie nicht von einem alleine bewältigt werden können. Ihre Ressourcen sind in Zeit, Mittel, Finanzen und personellem Einsatz begrenzt und bedürfen deshalb einem gewissen Maß an Planung und Organisation. Gerade in der Arbeitswelt geht der Trend aktuell eher hin zur viel umworbenen Teamarbeit und es werden ganze Abteilungen gebildet und als Projektmanagement bezeichnet. Doch was gilt es zu beachten und wie wird es erfolgreich?

Woran scheitern sie?

Wer schon einmal den Sommerurlaub für die ganze Familie geplant hat, weiß, dass lange Gesichter, Frust und schlechte Laune vorprogrammiert sein können. Doch warum?

  • Ein unpassend zusammengesetztes Projektteam
  • ein Projektleiter, der nicht delegieren kann und seinen Teammitgliedern nichts zutraut
  • ein gesprengtes Budget
  • unklare Zielvorgaben

Diese Punkte können schon ein Knockout für Projekte sein. Im Privatleben bleiben die Folgen dann meist eher gering und überschaubar und der Sommerurlaub gehört dann eben nicht zu den Top 5. Aber in der Arbeitswelt kann es zu großen finanziellen Verlusten führen.

Der Fahrplan zum Erfolg:

1. Prüfen, ob Projektarbeit sinnvoll ist.

Auch wenn kleine Projekte in der Arbeitswelt gerade sehr „in“ sind, sollte vor der Initiierung eines Projekts immer erwägt werden, ob es an dieser Stelle wirklich zielführend ist. Es gilt zu prüfen:
• Kosten-Nutzen-Faktor: Auch kleine Projekte benötigen ein Budget. Entspricht das geplante Budget auch dem tatsächlich erwarteten Nutzen des Projekts?
• Können die Projektteammitglieder für die Zeit der Projektarbeit freigestellt werden? Ansonsten kann es schnell zu Qualitätseinbußen und Überforderungen kommen.

2. Klare Ziele vereinbaren, die messbar und realisierbar sind.

Schwammig formulierte Ziele, z. Bsp. „Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit“ führen zu Unsicherheiten und Überforderung bei den Projektteilnehmern. Die Projektziele müssen klar umrissen werden. Es muss deutlich sein in welchem Bereich und in welcher Höhe Lösungen erwartet werden. Dabei sollte auch die Realisierbarkeit eine Rolle spielen. Zum Beispiel „Umstellung der Arbeitszeit auf das Gleitzeitmodell zur Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit“ könnte ein konkretes, messbares und realisierbares Ziel sein.

3. Projektteam und Leiter zusammenstellen.

Im nächsten Schritt wird das Projektteam zusammengestellt. Es empfiehlt sich eine gute Mischung aus Führungskräften, Spezialisten und Basismitarbeitern. Auch die Wahl des Projektleiters sollte nicht unüberlegt auf eine Person fallen, die gerade frei ist. Denn ihm kommt als Schnittstelle zwischen Projektteam und Projektauftraggeber eine besondere Aufgabe zugute.

4. Ablaufplan und Meilensteine festlegen.

Nun muss der zeitliche Rahmen, die zu erreichenden inhaltlichen Aspekte und die mögliche Umsetzung diskutiert und festgelegt werden. Um eine Transparenz der Arbeit zu gewährleisten, bietet es sich an, Meilensteine festzulegen, die in bestimmten Zeitabständen zu erreichen sind.

5. Aufgabenpakete festlegen und verteilen.

Die inhaltlichen Aspekte sollten in Aufgabenpakete verpackt und auf alle Schultern verteilt werden. Die Fortschritte in den einzelnen Arbeitspaketen müssen regelmäßig kontrolliert werden.

6. Projektabschluss erstellen.

Nach Beendigung der Arbeit wird ein Abschlussbericht verfasst, der neben den erarbeiteten Lösungen der Problemstellung auch eventuell aufgetretene Hemmnisse und Schwierigkeiten dokumentiert.

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